Wat is ERP | Definitie ERP software – ERPsystemen.nl

Wat is ERP

ERP (Enterprice resource planning) heeft als doel de productiviteit van organisaties te maximaliseren, kosten te beheersen en optimaal te voldoen aan klantwensen. ERP realiseert dit door de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen onder te brengen in één bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem. Deze geïntegreerde automatiseringsoplossing is bekend als ERP software. Deze software is toepasbaar voor nagenoeg alle typen organisaties, groot en klein en zowel producerend als dienstverlenend.

Meer over ERP software
Alle informatie van het ICT informatiecentrum over het zoeken, vergelijken, selecteren of implementeren van ERP software is voor u gebundeld.
Lees meer

Voordelen ERP software

De toepassing van ERP software maakt uw organisatie effectiever, efficiënter, sneller en flexibeler. De beheersing van uw bedrijfsproces wordt beter, doorlooptijden van orders verkorten, de klantgerichtheid neemt toe, de voorraadkosten worden lager en de servicegraad stijgt. Eigenlijk is het heel overzichtelijk: in uw ERP systeem brengt u alle logistieke, financiële en administratieve gegevens onder in één systeem. Het grote voordeel hiervan is dat u inzicht heeft in alle relevante bedrijfsinformatie die uw organisatie verder op weg kan helpen. Mits u het goed heeft ingericht.

Modulaire opbouw

Goede software is altijd modulair opgebouwd. Deels zijn die modules standaard en geschikt voor elk soort onderneming en deels zijn ze geënt op de behoeften in specifieke marktsegmenten. Binnen het ERP systeem zijn meerdere toepassingen in gebruik die elk een eigen taak hebben in het geheel. Dat kan zijn een financiële taak, een taak rondom de goederenadministratie of rond het klantinformatiesysteem. Het systeem zorgt ervoor dat alle informatie uit die verschillende onderdelen van het bedrijf in dezelfde database wordt opgeslagen en onder één knop beschikbaar is. Het alternatief is dat u voor elk onderdeel een separate applicatie met eigen software in gebruik moet nemen. Omslachtig, duur en vaak kunnen die onderdelen ook niet ‘zomaar’ met elkaar communiceren. Dat geeft weer meer werk en kosten en is bovendien nauwelijks efficiënt in veel gevallen.

Inzichten en overzichten

Het klinkt net zo logisch als het is: wanneer u alle relevante bedrijfsinformatie over processen, producten, mensen en middelen bij elkaar en beschikbaar hebt voor de mensen die ermee moeten werken, scheelt dat veel extra werk. Uw processen verlopen daarbij sneller en leveren betere kwaliteit in resultaat. Uw klant kan sneller worden bediend met betere service en uw leverancier kan sneller worden geholpen (lees: betaald). Tenslotte hebben uw medewerkers op elk moment overzicht en inzicht en alle andere betrokkenen weten wat de status van de informatie is. Uw organisatie wordt flexibeler en is beter in staat te reageren op veranderingen in de markt, klantwensen of wet- en regelgeving. U hoeft niet langer (te) grote voorraden aan te houden in de hoop deze (snel) te kunnen verkopen. Door het ERP systeem heeft u alle informatie over producten, doorlooptijden, aanlevertijden etc. beschikbaar en kunt u just-in-time produceren en leveren. U heeft inzicht in uitstaande orders, inkoop, capaciteit en productie en ziet daarmee sneller de relatie tussen deze gegevens. Wat u weer in staat stelt sneller en betere beslissingen te nemen.

Samenhang zien

Het ERP systeem maakt gebruik van dezelfde informatiebron (database), waardoor alle gegevens maar eenmaal hoeven te worden ingevoerd en voor meerdere doelen gebruikt kunnen worden. Door die ene bron bent u in staat meer inzicht te krijgen in de samenhang van bedrijfsprocessen. Het verbetert de samenwerking en communicatie tussen de diverse afdelingen binnen uw bedrijf. Ze beschikken immers allemaal over dezelfde informatie.

Er zijn veel voordelen wanneer u werkt met een goed ingericht en op uw markt en organisatie afgestemd ERP systeem. Niet alleen staat alle relevante informatie in een en hetzelfde systeem, maar ook de rapportages eruit kunnen u verder op weg helpen bedrijfsprocessen te doorgronden, knelpunten te signaleren en vervolgens het proces te optimaliseren. U weet op elk moment de status van specifieke processen; of het nu gaat om leveringen, betalingen, inkooporders, productiemiddelen, beschikbaarheid personeel etc. Door die inzichten bent u beter in staat uw afspraken na te komen en tijdig te leveren. Dat bevordert de klanttevredenheid, uw betrouwbaarheid naar de markt en daarmee uw concurrentiepositie.

Wat is Enterprice resource planning

Nadelen ERP systeem

Er is ook wel een nadeel aan het onderbrengen van al uw belangrijke informatie in één systeem. Het maakt u helemaal afhankelijk van dat systeem en/of de leverancier ervan. Maar elk nadeel heeft zijn voordeel; dat betekent namelijk ook dat er voor uw automatisering maar één verantwoordelijk is. Het is altijd overzichtelijk als u maar één verantwoordelijke leverancier hoeft aan te spreken in geval van voorkomende problemen. Er zal geen discussie (meer) zijn tussen uiteenlopende partijen rond de diverse applicaties die actief zijn in uw bedrijf. Tevens zijn er geen hick-ups (meer) met samenwerkende systemen.

Toch kan het lastig zijn om met één systeem te werken. Als er iets mee is of er moeten updates worden doorgevoerd, ligt ook direct alles stil. Dat is echter goed te ondervangen met een gedegen voorbereiding en eventueel goede begeleiding van de leverancier. Erger is het dat u door dat ene systeem meestal wel wat flexibiliteit inlevert. Als het systeem eenmaal in gebruik is, is het meestal niet meer zo makkelijk aan te passen. Of alleen tegen hoge kosten.

Juiste keuze voorbereiden

Om er achter te komen welke voor- of nadelen specifiek voor uw branche gelden bij het gebruik van een ERP oplossing, is het zaak voorafgaand aan de selectie en implementatie een serieus (voor)onderzoek te doen. Alleen dan krijgt u gedetailleerd inzicht in wat voor uw bedrijf of branche de beste oplossing is en waar u op moet letten. Voor elke organisatie is een goede oplossing haalbaar en betaalbaar.

Wilt u weten welk ERP systeem voor uw bedrijf het best geschikt is, zet dan eerst uw wensen eens op een rij. Stel een projectgroep samen om te bedenken hoe u het best alle denkbare scenario’s kunt invullen en met welke gevolgen. Kies niet standaard voor een bekende naam of vaar niet blind op het advies van een ander. Bereid u goed voor en betrek de belangrijkste gebruikers van het systeem bij het project. Zij kennen de problemen vanuit de praktijk en kunnen u op de goede weg helpen. Om niet helemaal afhankelijk te zijn van derden is het verstandig zelf kennis (in uw organisatie) te vergaren over de voor- en nadelen van ERP systemen en wat de markt zoal te bieden heeft. Daarnaast kunt u best eens langs gaan bij collega’s/bedrijven die al een systeem in gebruik hebben en vragen naar hun ervaringen. Dat maakt de zaak vaak al wat overzichtelijker.

Verschillen

Er bestaat een enorme diversiteit aan systemen en leveranciers. Veel daarvan zijn gericht op een type bedrijfsproces, specifieke branche of bedrijven met een bepaalde omvang. Andere zijn generieker en worden eenvoudig op maat gemaakt voor uiteenlopende toepassingen. De selectie van het systeem dat het beste bij de organisatie past, vereist daarom een professionele aanpak.


Lees ook dit over ERP software
Alles over ERP software selectie (ERP box)
Meest gemaakte fouten bij ERP selectie (whitepaper)
Waarom IT projecten mislukken (gratis e-boek)