ERP implementatie | Toepassen ERP systeem – ERPsystemen.nl

ERP implementatie

Tijdens de implementatiefase van een ERP systeem zorgt u ervoor dat de software gereed is voor gebruik. Voor een deel betreft dit techniek, bijvoorbeeld het installeren van de software. Organisatorische aspecten betreffen het andere deel van de implementatie en is wellicht nog belangrijker dan de software zelf. Hierbij gaat het om het voorbereiden van gebruikers op de nieuwe ERP software en de mogelijk gelijktijdig aangepaste bedrijfsprocessen. Omdat sommige organisatorische of technische aspecten soms onvoldoende voorbereid worden, verlopen niet alle ERP implementaties succesvol. Met de informatie (boeken, whitepapers, checklists, tips en adviezen) uit de ERP box beschikt u over een leidraad bij de ERP implementatie en vergroot u de kans dat uw traject zo goed als mogelijk verloopt.

Meer over ERP implementatie

Wat maakt een ERP project succesvol? Wat laat een ERP project mislukken? De voorbereiding, de samenstelling van het projectteam en aanwezige kennis in een organisatie is van grote invloed op het verloop van zo een ERP project. Dit boekje gaat over welke factoren een nieuw ERP project maken of breken.

Wat is ERP

ERP implementatie

Informatie over implementeren

Omdat sommige organisatorische of technische aspecten soms onvoldoende voorbereid worden, verlopen niet alle ERP implementaties succesvol. Met de informatie (boeken, whitepapers, checklists, tips en adviezen) uit de ERP box beschikt u over een leidraad bij de implementatie en vergroot u de kans dat uw implementatietraject goed verloopt.

Waarom gaan ERP implementaties mis?

Niet vaak zijn mislukkingen bij implementaties toe te schrijven aan de software. Technische en softwarematige problemen worden bijna altijd tijdig gesignaleerd en opgelost, zelfs als daar maatwerk voor nodig is. De werkelijke oorzaak van mislukte software implementaties hebben meestal te maken met:

  • Te snel genomen beslissingen.
  • Stappen die worden overgeslagen in het voortraject.
  • Slecht management in het selectie- en implementatietraject.
  • Onvoldoende inzicht in het eigen bedrijfsproces.
  • Te weinig draagvlak omdat toekomstige gebruikers niet bij beslissingen betrokken zijn.

Maar stel dat u de selectie goed bent doorgekomen, de keuze van een ERP systeem is gemaakt en het is tijd om het aangeschafte systeem te implementeren. Hoe gaat u verder?

ERP implementatietraject

In deze fase is het van belang dat er in samenwerking met (externe) specialisten een gedegen implementatieplan wordt opgesteld, inclusief tijdsplanning. Hiermee leggen de opdrachtgever en de ERP leverancier verwachtingen en wensen vast. Omdat er veel kan veranderen bij het bedrijf waar het ERP systeem wordt geïmplementeerd, is goede begeleiding nodig.

De inhoud van het ERP implementatietraject is sterk afhankelijk van de grootte en de wensen van het bedrijf en bestaat in de regel uit de volgende onderdelen:

    1. Planning
    2. Training
    3. Installatie
    4. Conversie en invoering

Planning
Bij het maken van de planning is het van belang dat er duidelijke doelstellingen en verwachtingen uitgesproken worden. Er wordt een inventarisatie gemaakt van de bedrijfsprocessen die geautomatiseerd gaan worden. Vervolgens wordt er een planning opgesteld voor de invoering van ERP. In de regel is een implementatietraject binnen twee maanden afgerond, uiteraard kan deze periode afwijken.

Training
Het belang van een training of cursus om met de ERP software aan de slag te kunnen gaan wordt vaak onderschat, maar is echter van groot belang. Tijdens deze training wordt er niet alleen uitgelegd hoe er met het nieuwe ERP systeem gewerkt kan worden maar ook wat de achterliggende gedachte hiervan is. Op deze manier wordt voor iedereen die met de software werkt duidelijk welke belangrijke rol hij of zij in het geheel vervult. Daarnaast worden er ook handige tips en trucs gegeven.

Installatie
Rond de trainingsdata zal de ERP software op de server (bij ERP in de cloud is dit niet nodig) en de werkplekken geïnstalleerd of ingesteld worden. Ook zullen er tests uitgevoerd worden om ervoor te zorgen dat het ERP systeem naar behoren functioneert.

Conversie en invoering
Bij deze stap in het implementatietraject draait het om de inrichting van het ERP systeem. Zo worden onder andere:

  • Databases gevuld
  • Standaardformulieren gemaakt
  • Koppelingen met bestaande software gemaakt
  • On-site begeleiding gegeven

Na deze vier stappen is het implementatietraject afgerond en kan men zelfstandig aan de slag

 

Bron: Bemet International B.V., kennispartner van het ICT informatiecentrum.