ERP implementatie | Toepassen ERP systeem – ERPsystemen.nl

ERP implementatie

  • Wat is de beste manier om ERP software te implementeren?
  • Wat zijn de valkuilen en succesfactoren?
  • Voor een optimale implementatie: gebruik de gratis ERP box

Wat is ERP implementatie?

Het implementeren van ERP software omvat alles wat nodig is om de software op de juiste manier werkend te krijgen. Voor een deel betreft dit techniek, zoals het installeren van de software op uw servers, als u gebruik maakt van een on premise (lokale) oplossing. Technisch gaat het ook om het configureren van de software, zodat deze de werking krijgt die u wenst. Dit geldt ook bij cloudoplossingen. Daarnaast betreft de implementatie van ERP software het overzetten van de data uit het oude systeem en het maken van koppelingen met andere systemen. Naast techniek gaat het ook om organisatorische aspecten. Alle gebruikers van de nieuwe software moeten optimaal worden voorbereid op specifieke eigenschappen, nieuwe mogelijkheden en aangepaste bedrijfsprocessen.

Alles over ERP selectie en implementatie

Wat is belangrijk bij de implementatie?

Omdat nieuwe ERP software meerdere bedrijfsprocessen kan betreffen, is de implementatie ervan complex. Goede uitgangspunten en een goede voorbereiding zijn daarom vereist.

  • Bijna de helft van alle ERP implementaties levert niet het verwachte resultaat op. Daar zijn aantoonbare redenen voor. De meeste daarvan hebben te maken met een te snelle en ondoordachte voorbereiding en verkeerde uitgangspunten. In het gratis beschikbare boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter‘ van het ICT informatiecentrum leest u wat er fout gaat, waarom dat gebeurt en – belangrijk – hoe u dat voorkomt.
  • Maak altijd optimaal gebruik van de adviezen, tips en aanwijzingen die voor u beschikbaar zijn.
  • Grijp tijdig in als er de tijdens de implementatie signalen zijn dat het resultaat gaat afwijken van wat oorspronkelijk beoogd was.
  • Medewerkers moeten tijdig duidelijkheid hebben over de doelstellingen van het project, maar ook gevraagd worden naar hun meningen en visies.

Wat is nodig voor een succesvolle implementatie?

  • Zorg voor een goede voorbereiding met planning
  • Wees transparant richting medewerkers over de verandering
  • Communiceer duidelijk gedurende het hele traject
  • Besteed aandacht aan het importeren van data en koppeling met bestaande software
  • Zorg voor een goede beveiliging van het ERP systeem
  • Train medewerkers en geef hen goede uitleg
  • Test met een pilotversie en houd ruimte voor verbetering
  • Monitor het implementatieproces en evalueer deze nadat het is afgerond

Waarom een ERP implementatie?

Loopt u binnen uw bedrijf vast als het gaat om de efficiëntie van bedrijfsprocessen? Of bent u op zoek naar een manier om kosten te besparen? Een ERP implementatie voorziet in de oplossing en zorgt niet alleen voor een kostenbesparing en voor procesoptimalisatie. De toepassing van een ERP systeem leidt ook tot flexibiliteit, foutenvermindering en verhoging van de productiviteit. Om tot een betere operationele bedrijfsvoering te komen en de informatievoorziening te optimaliseren, is een vakkundige implementatie van ERP software van groot belang.

Wat kan er misgaan bij ERP implementatie?

Als de implementatie niet op een juiste manier gebeurt, kunnen er problemen ontstaan. Vaak zijn deze terug te voeren naar het voortraject. Als er in deze eerste fase van het project onduidelijkheid bestaat over doelstellingen, een eigen visie, budget, planning of het bedrijfsproces, komen bij de implementatie van de ERP software de gevolgen daarvan aan het licht.

Ook moet er goed gerealiseerd worden dat de implementatie tot een grote verandering binnen uw bedrijf leidt, waardoor het belangrijk is om tijdig duidelijkheid te verschaffen aan uw medewerkers. Bij het nalaten daarvan bestaat de kans dat er onrust ontstaat, dat de betrokkenheid te beperkt blijft en dat de acceptatie van de veranderingen in gevaar komt.

het beste boek over IT projecten
Nieuw ERP project?
Lees dit boek!

Start implementeren met een goede planning

Bij ERP implementaties zult u bijna altijd de hulp nodig hebben van een consultant of andere ERP specialist. Samen zorgt u voor een gestructureerde invoering aan de hand van een aantal fases. In de eerste fase begint u met het maken van een goede planning. De verwachtingen en doelen krijgen vorm in het plan, waarbij het belangrijk is om de te automatiseren bedrijfsprocessen te benoemen. De uitvoering krijgt vorm in de implementatie van ERP software en trainen van de medewerkers. In de pilotversie volgen er testen om te beoordelen of het systeem goed functioneert en om onvolkomenheden op te lossen.

ERP systeem inrichten

Bij het inrichten van het ERP systeem moet bestaande data van het oude systeem overgezet worden naar het nieuwe. Deze stap wordt aangeduid met data migratie. Daarnaast moeten werkinstructies en procedures geïmplementeerd worden. In deze fase zal ook de connectie met bestaande software in uw bedrijf gerealiseerd kunnen worden. Verder maakt systeembeveiliging nog deel uit van deze operationele fase.

Welke ERP oplossing heeft u nodig?

Medewerkers trainen

Onderdeel van de ingebruikname is het trainen van personeel dat met het nieuwe ERP systeem gaat werken. Dat stelt hen in de gelegenheid om te leren omgaan met de software. De medewerkers krijgen daarbij bovendien informatie over de functionaliteit en het doel van het gebruik. Dat zorgt voor inzicht in het belang van de eigen te vervullen rol, wat bijdraagt aan het succes van de toepassing.

Nazorg

Na de operationele fase functioneert het ERP systeem, maar daarmee is het traject nog niet ten einde. Het is van belang om het proces te blijven monitoren om op die manier eventuele verbeteringen aan te brengen. De mogelijkheid bestaat bovendien dat medewerkers nog weerstand ervaren of geven. Transparantie en communicatie zijn voor, tijdens en na de ERP implementatie daarom van groot belang. Het feit dat medewerkers gehoord worden, vergroot bovendien hun betrokkenheid bij het bedrijf.

Gebruik de ERP box bij het organiseren van uw ERP project

Als u ERP software gaat implementeren kunt u gebruik maken van de ERP box. Hiermee heeft u toegang tot alle kennis van het ICT informatiecentrum over ERP software. Bekijk waaruit de ERP box bestaat en welke enorme voordelen deze box u biedt bij het optimaal uitvoeren van uw implementatietraject.