ERP software vergelijken
- Hoe vergelijkt u ERP oplossingen?
- Waarom onderscheid in software, aanbieders en leveranciers belangrijk is.
- Gebruik bij vergelijkingen de checklists die onderdeel zijn van de ERP box
Om bij ERP selectie tot een goede keuze te komen, bestaat er een grote behoefte om ERP systemen te vergelijken. Vraag is hoe u dat doet en welke criteria u daarbij hanteert. Daarnaast gaat het in het selectietraject niet alleen om de vergelijking tussen technische oplossingen en de software zelf. Ook aanbieders, leveranciers, implementatiepartners en adviseurs die u bij uw project nodig heeft, zult u moeten kiezen en in eerste instantie dus met elkaar willen vergelijken.
of start u met de selectie?
Soorten vergelijkingen
Bij de selectie van ERP software moet u op drie vlakken keuzes maken: de oplossing zelf, de aanbieder en de leverancier. Bij de oplossing zelf, de software dus, gaat het om de eigenschappen en functionaliteit daarvan. Met de aanbieder wordt de ontwikkelaar van de software bedoeld; de partij die ook verantwoordelijk is voor verdere ontwikkelingen. De leverancier zorgt ervoor dat u van de software gebruik kunt maken. Het gaat dan bijvoorbeeld om uw cloudprovider of implementatiespecialist.
ERP software vergelijken met vergelijkingssites
De behoefte aan het vergelijken van softwareoplossingen is bij veel organisaties groot. Niet verwonderlijk dus dat er op internet diverse sites te vinden zijn die u een online vergelijking aanbieden. De waarde van deze websites is bijna altijd zeer beperkt. Vaak is het aanbod onvolledig, omdat alleen betalende aanbieders in de vergelijking worden opgenomen. Soms is het aantal criteria waarop geselecteerd kan worden te weinig om sowieso een goed onderscheid te kunnen maken. En veel te vaak ontbreekt het aan objectiviteit, omdat de best betalende partijen bijna altijd bij iedere vergelijking goed scoren. Los daarvan gaan de vergelijkingen doorgaans uitsluitend over de software zelf, terwijl die keuze slechts van beperkte invloed is op het slagen van uw ERP project. Daarin spelen aanbieder en leverancier bijna altijd een veel grotere rol.
Oplossingen vergelijken
De eigenschappen van ERP software bepalen de functionaliteit ervan. Door eigenschappen te vergelijken krijgt u dus een beeld van de verschillen in functionaliteit. Belangrijk is dat u weet welke eigenschappen uw nieuwe software moet hebben. Daarbij maakt u onderscheid tussen eigenschappen die u nu al van de software verwacht en toekomstige eigenschappen. Beoordeel verschillende oplossingen op in hoeverre zij nu al voldoen aan toekomstige eigenschappen en hoe eenvoudig het is om hiervan gebruik te gaan maken, mocht dat nodig zijn. Daarnaast kunt u ERP softwareoplossingen vergelijken door te kijken de ontwikkelingen van de software die de verschillende aanbieders voor ogen hebben.
Naast technische en praktische functionaliteit kunt u verschillen constateren in de schermpresentaties, de werking van knoppen, kleurgebruik en de flexibiliteit om de look and feel aan te passen. Ook hoe u de ERP software kunt koppelen met andere systemen en eventueel voorhanden API’s zijn belangrijk. Daarnaast kunnen beveiliging en uitbreidbaarheid (schaalbaarheid) van grote invloed zijn op uw keuze. U vindt deze aspecten en veel andere criteria terug in de checklists die onderdeel zijn van de ERP box.
Aanbieders van ERP software vergelijken
Met aanbieders bedoelen we hier de ontwikkelaars of producenten van de software. Zij bepalen de ontwikkelingen van hun softwareoplossing in de komende jaren en de mate waarin deze aan uw eisen blijft voldoen. Service, support, updates en beveiligingsaspecten zijn verantwoordelijkheden van de aanbieder. Veel bedrijven die nieuwe ERP software willen aanschaffen hebben bijna automatisch de neiging om te kijken naar ERP software van bekende aanbieders. Grote bedrijven richten zich daarom al snel op SAP, Oracle, Infor of Microsoft. Kleinere organisaties richten zich op ERP aanbieders zoals Exact of Afas. Dat hoeft niet automatisch een goede keuze in te houden. Ook voor deze ERP oplossingen is vergelijken met andere aanbieders heel zinvol. Al was het maar om te concluderen dat ERP oplossingen in functionaliteit niet enorm hoeven te verschillen, terwijl dat in kosten, serviceaspecten of toekomstige ontwikkelingen wel het geval kan zijn. Ook hierover komt u alles te weten via de ERP box.
Leveranciers vergelijken
ERP leveranciers en implementatieconsultants zijn hier de specialisten die ervoor zorgen dat uw software operationeel wordt. Dat kan dus zowel uw cloudprovider zijn die u het ERP in de cloud aanbiedt, als de implementatiepartner of consultant die ervoor zorgt dat uw systeem en de data gaan functioneren zoals u dat voor ogen heeft. Enorm belangrijk bij het beoordelen en vergelijken van aanbieders zijn dan ook hun kennis van uw markt en processen en hun productkennis, projectervaring en betrouwbaarheid.
Context van een ERP selectie
Bij ERP software wordt in eerste instantie vaak het accent gelegd op de softwarekeuze. Dat hoeft echter niet de belangrijkste keuze van uw ERP project te zijn. Bij ERP selectietrajecten is het daarom verhelderend het traject te vergelijken met de aanschaf van een auto, waarbij het feitelijk niet gaat om de auto zelf, maar om wat u ermee wilt doen. Als uw doel is om op een veilige, comfortabele en snelle manier iedere week naar Rome te rijden, maakt het niet zoveel uit of u een Audi, Mercedes, BMW of Volvo kiest. Allemaal van hoge kwaliteit. Minstens zo interessant is het om te kijken naar de ervaring van de chauffeur. Met weinig rijervaring loopt u alsnog onnodig risico; de veiligheid, het comfort en de snelheid van de auto ten spijt. Ook essentieel voor het succes van het bereiken van uw doel, is het reisplan. Met een perfecte auto, de beste chauffeur maar een slecht reisplan bereikt u nog steeds niet de beoogde doelen.
Uiteraard is de aanschaf van ERP software anders dan de aanschaf van een auto. Maar als u zich niet bewust bent van welke aspecten uiteindelijk bepalen of uw ERP project succesvol verloopt, kunt u heel veel tijd steken in het vergelijken en kiezen van de software, terwijl het werkelijke succes door andere aspecten bepaald wordt. De informatie van de ERP box is bedoeld om u hierbij te helpen. U merkt dan snel dat uw ERP project om meer gaat dan het vergelijken van de ERP software.
Meer informatie
Alles over ERP software selectie – ERP box
Waarom IT projecten mislukken – gratis e-boek