ERP selectie voorbereiding
Het succes van een ERP project is afhankelijk van verschillende factoren. Denk aan een betrokken topmanagement en een strikte bewaking van de scope van het project. Maar het belangrijkste en misschien wel meest voor de hand liggende criterium wordt nog weleens vergeten: een goede voorbereiding. Succesvolle ERP trajecten hebben gemeen dat de onderneming of instelling ruim de tijd heeft genomen voor de selectie van een pakket en partner.
of start u met de selectie?
De zes belangrijkste stappen bij aanvang van een ERP selectietraject
1. Beantwoord samen met de directie de vraag: wat is de reden van het project?
De vraag ‘wat levert het toekomstige ERP systeem ons op?’ is een belangrijke. Definieer deze zoveel mogelijk SMART. Het is essentieel dat alle projectdeelnemers bij ERP systeem selectie op de hoogte zijn van het doel van de implementatie.
2. Bespreek met de directie wat het mag kosten.
Zorg dat u precies weet wat het budget is. Dan hoeft u zich ook niet bezig te houden met alle ins en outs van pakketten die een te grote investering vragen. En houd rekening met uw organisatie en uw behoeften. Het is namelijk niet wenselijk te eindigen met een te groot pakket.
3. Vorm een cross functional team van mensen uit de organisatie.
Selecteer op overzicht, leergierigheid, draagvlak en teamgeest en combineer ervaring met jeugdig enthousiasme. Hoewel in het team de kennis van alle processen aanwezig moet zijn, betekent dat niet dat iedere afdeling per se moet zijn vertegenwoordigd.
4. Leg het team uit wat een ERP systeem is en wat de organisatie ermee wil bereiken.
Licht het team in over hoe een selectieproces verloopt en hoe leveranciers zich opstellen in zo’n traject.
5. Neem ruim de tijd om de bedrijfsprocessen goed vast te leggen. Is dat al gebeurd? Neem ze dan door met het team.
Er is vast onenigheid over hoe de processen verlopen of zouden moeten verlopen. Neem de tijd om dat glad te strijken, maar treedt daarbij niet teveel in detail. Het is belangrijk dat u zich probeert te beperken tot het ‘wat’ en weg te blijven van het ‘hoe’. Zo creëert u de ruimte om u later in het proces te schikken naar de werking van het pakket.
6. Bepaal welke processen cruciaal zijn voor uw organisatie.
Op welk gebied bent u significant beter dan de rest? Ga dieper in op die processen en beschrijf ook het ‘hoe’. Op deze processen wilt u namelijk geen concessies doen aan het pakket.
Klaar voor de start
Als u bij ERP systeem selecteren dit stappenplan doorloopt, weet u wat u wilt bereiken en welke kenmerken het systeem moet hebben. Voor de cruciale processen weet u zelfs al hoe de oplossing moet werken. Met deze informatie kunt u met een gerust hart het gesprek aangaan met uw ERP leverancier.
Meer informatie
Alles over ERP software selectie – ERP box
Waarom IT projecten mislukken – gratis e-boek
Bron: Centric, kennispartner van het ICT informatiecentrum.
