ERP selectie in tien stappen - ERPsystemen.nl

ERP selectie in tien stappen

Zonder goede voorbereiding en voldoende kennis kan er veel misgaan bij de selectie van ERP software. Als u uw selectie uitvoert in de onderstaande tien stappen, vergroot u de kans op een succesvol selectietraject. De tekst is gebaseerd op de ervaringen van Dirko Weijers van Blisss Software, kennispartner van het ICT informatiecentrum. U kunt zijn originele tekst onderaan de pagina ook als whitepaper downloaden.

Selectie vanuit een ander perspectief

Dirko Weijers kiest voor het formuleren van zijn stappen een originele invalshoek. Al ruim 7 jaar reist hij stad en land af om ERP software te verkopen. Daarin komt hij de meest gevarieerde selectietrajecten tegen; van zeer uitgebreide analyses met voltallige stuurgroepen en externe adviseurs, tot directeuren die een keuze maken op basis van een enkel gesprek. Weijers uitgangspunt is hoe hij, als verkoper van ERP software, de selectie zou doen, als hij zelf aan de andere kant zou zitten. Dit in de wetenschap dat hij inmiddels goed weet hoe en waar het verkeerd kan gaan en waar koper en verkoper samen nou juist niet of wel blij van worden. In dit 10 stappenplan, geeft hij aan hoe hij zelf ERP software zou inkopen.

ERP selectie in 10 stappen

Stappenplan ERP software

1. Zoek eerst op internet of bij collega’s naar ERP pakketten die al op uw branche ingericht zijn. Dit scheelt namelijk in wederzijds begrip en doorlooptijd van het project zeker 50% en haalt alle beginnersfouten gelijk uit het project. Ook krijgt het project hiermee een jump-start: veel van wat er moet zijn, is er al. Dit verhoogt de motivatie onder uw kerngebruikers.

2. Selecteer daarna drie verschillende soorten ERP pakketten van leveranciers die met een partnerstructuur werken. Dit verlaagt namelijk uw vendor-lock in, omdat er niet van ERP pakket hoeft te worden gewisseld, als u van leverancier wilt wisselen. Elke leverancier mag u in een demo overtuigen van het nut van zijn of haar pakket.

3. Vervolgens stelt u intern een projectleider aan die gevoel met processen en automatisering heeft en die beslissingen kan en durft te nemen. Hij of zij wordt geflankeerd door één of twee kerngebruikers die meedenken vanuit het proces. Zelf houdt u ook vinger aan de pols.

4. Vervolgens gaat u eerst zelf aan de slag. De projectleider en kerngebruiker brengen binnen twee weken uw eigen processen in kaart en deze houdt u voor aan de drie leveranciers. Op basis van deze procesbeschrijving mogen de leveranciers een indicatie van een begroting uitbrengen, inclusief een vertaalslag van de processen naar hun oplossing. Dus geen ouderwetse vragenlijst (RFQ) waar iedereen op alles “JA” antwoordt, maar juist een gericht document met procesbeschrijvingen. Hierop kan de leverancier zijn vaardigheid en ervaring kwijt.

5. Op basis van de prijsindicatie, de vertaalslag op uw procesbeschrijving en het gevoel van de eerste demonstratie, maakt u een principekeuze voor één van de leveranciers.

6. Met die leverancier gaat u een plan van aanpak maken, in samenwerking met de interne projectleider. Dit plan moet losstaan van de ERP implementatie zelf en ook als betaald adviestraject gezien worden. Betaald, omdat dit anders toch moet gebeuren en u zo mag verwachten dat de beste consultants en projectleiders erop gezet worden. De mensen die dit plan maken moeten ook de implementatie uiteindelijk gaan doen.

7. Maak van de gevonden gaps tussen het systeem en je proces een analyse: verdient u hier vanuit uw proces meer of minder geld mee of kunt u het ook doen op de manier waarop het systeem het standaard doet? Bij alle vragen waarop u kunt stellen dat u er niet meer mee verdient, kiest u ervoor om dit niet aan te laten passen, maar te organiseren of met de standaard van het ERP pakket meegaan.

8. Probeer een referentiebezoek te regelen, nadat de eigen gaps in kaart zijn gebracht. Zo kunt u namelijk eventuele uitdagingen bij een collega voorleggen. Misschien heeft deze ze al opgelost of zijn er andere manieren om uw doel te bereiken. Laat ook de door u gekozen ERP leverancier praten met uw accountant. Hij kan zeker een bijdrage leveren aan de oplossingen en bovendien is het belangrijker deze ook bij het project te betrekken. Dat scheelt een hoop tijd en geld aan het eind van de eerste jaarafsluiting.

9. Nadat alle werkzaamheden, gaps en oplossingen in kaart zijn gebracht en het proces rond is, organiseert u een aparte aftrap voor alle betrokkenen. Hierin moet een nieuwe demo gegeven worden door de leverancier. Deze aftrap is inclusief projectleider, programmeurs en de verkoper van de ERP leverancier. Dit zodat iedereen zich bewust is van wat er gaat gebeuren en hoe dit moet gebeuren en er geen loze beloften gemaakt zijn.

10. Houd consequent vast aan dit plan en zorg ervoor dat er om de zoveel tijd stuurgroepoverleg is, met in elk geval de projectleiders en de verkoper van de ERP leverancier erbij.

 

Bron: Blisss Software B.V., kennispartner van het ICT informatiecentrum.