De succesfactor van uw ERP project - ERPsystemen.nl

De succesfactor van uw ERP project

Een te groot deel van alle ERP projecten leidt niet tot het beoogde resultaat. Vaak gebeurt dit, omdat er verkeerde uitgangspunten gehanteerd worden in de eerste fase van het ERP project. Hoe kunt u dit voorkomen? Wat zijn succesfactoren?

Dagelijkse werkprocessen zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op hoe de gebruikte ERP software functioneert. Ook als deze software door de jaren heen is uitgebreid, bijvoorbeeld om de groei van uw onderneming op te vangen, heeft dat invloed gehad op hoe de bedrijfsprocessen nu zijn. De implementatie van nieuwe ERP software heeft dan ook grote gevolgen voor uw organisatie. Op het moment dat u constateert dat uw huidige ERP oplossing uw organisatie belemmert om verder te groeien, wordt het tijd om het roer drastisch om te gooien. Alleen nieuwe ERP software en een frisse blik op uw organisatie kunnen dan nog een oplossing bieden.

Oorzaak van mislukt ERP project

Start u een ERP project, dan loont het de moeite om tijdig stil te staan bij de factoren die eraan bijdragen dat deze projecten voortijdig stranden. Eén daarvan is het hanteren van verkeerde uitgangspunten bij aanvang van het project. Zo is het een misvatting dat alleen al de vervanging van de software voldoende is om in één keer verlost te zijn van alle problemen en beperkingen van het oude systeem. Tegen de tijd dat het nieuwe systeem er dan is, kan pijnlijk duidelijk worden dat er helemaal geen noemenswaardige verbeteringen gerealiseerd zijn. Het nieuwe systeem doet simpelweg wat het oude al deed. De kans op verbeteringen is daarmee verkeken.

Uitdaging van een ERP implementatie

Als vervangen bestaat uit vernieuwen betekent dat dus nog niet per definitie een verbetering. Een valkuil als deze kan ontweken worden door een ERP project niet te benaderen als een technische aangelegenheid, maar als een organisatorisch vraagstuk. Nieuwe ERP software is immers ook een middel om organisatorische doelen na te kunnen streven. Een effectiever en efficiënter bedrijfsproces, bijvoorbeeld. Of het verder automatiseren van de facturatie, een betere beheersing van boekhoudkundige processen of het verkorten van levertijden. Als u helder voor ogen heeft wat u op organisatorisch vlak wilt bereiken en verbeteren, kunt u tot de conclusie komen dat uw huidige IT architectuur niet meer voldoet. Dat lost u niet op met het één op één vervangen van oude software door nieuwe. Echte verbeteringen realiseert u door te kijken naar wat nieuwe ERP oplossingen u te bieden hebben en de voordelen daarvan te benutten in uw werkprocessen.

Verbetering is leidend

Al ligt de focus van uw ERP project niet op vernieuwing maar op verbetering, het blijft voor uw organisatie een verandering. Dat kan op weerstand stuiten van uw medewerkers. Zij zijn immers gewend aan de oude systemen (oude werkprocessen) en zien in eerste instantie wel de verandering, maar niet direct de verbetering. Er ligt daarom een grote uitdaging bij de beslissers en managers om deze weerstanden tegen verandering weg te nemen, voordat deze de voortgang van het softwareproject in de weg zitten. Dat bereikt u door een heldere communicatie over de doelen van het project. Als het beoogde resultaat niet alleen uitgedrukt wordt in voordelen voor de organisatie, maar ook in voordelen voor werkprocessen en de uitvoering daarvan door uw medewerkers, neemt de kans toe dat zij de nieuwe oplossing zullen omarmen en dat uw ERP project uiteindelijk wel slaagt. En dat is het geval als vanuit ieder(s) perspectief de vernieuwing als verbetering wordt ervaren.