ERP implementatie | Succesvol laten verlopen - ERPsystemen.nl

ERP implementatie succesvol laten verlopen

  • Hoe u risico’s vermijdt bij ERP implementaties
  • Belang van het projectteam en focus houden
  • Processen aanpassen binnen de mogelijkheden

Het vervangen en implementeren van een ERP systeem is complex en kent veel risico’s. Hierdoor zijn directie en management van met name midden- en kleinbedrijf terughoudend en risicomijdend. Hoewel het mkb veel profijt heeft van moderne ERP systemen, is het vervanging en implementeren ervan een grote uitdaging. Redenen hiervoor zijn een gebrek aan ervaring en de impact op de bedrijfsvoering, Een goede voorbereiding waarin prioriteiten worden gesteld, helpt bij het vermijden van risico’s en het voorkomen van de meest gemaakte fouten.

Goede ERP beslissingen nemen?

Kritisch zijn over het projectteam

De kwaliteit en samenstelling van het team dat het ERP project gaat uitvoeren is essentieel. Selecteer in uw bedrijf daarom de mensen met de meeste kennis en ervaring met betrekking tot ERP software. Zorg daarnaast voor stevig projectmanagement. Naast eigen medewerkers, maken ook medewerkers van uw ERP leverancier of implementatiepartner deel uit van het projectteam. Wees ook kritisch bij het selecteren van deze teamleden. Zorg dat er een klik is tussen de teamleden van binnen en buiten uw organisatie.

Focus op één project

Alle teamleden moeten voldoende beschikbaar zijn en er moet voorkomen worden dat andere grote ICT projecten gelijktijdig binnen uw bedrijf uitgevoerd worden. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn veel bedrijven geneigd om, gelijktijdig met de ERP implementatie, andere nieuwe software uit te rollen. Hierdoor zal het ERP project niet de benodigde inzet en aandacht krijgen, waardoor er bij een of meerdere implementatieprojecten problemen gaan ontstaan. Focus op de complexe implementatie van het ERP systeem en start andere omvangrijke ICT projecten later. Dit vergroot de kans op een succesvol ERP project.

Pas processen aan binnen grenzen

Een ERP systeem is een geïntegreerde softwareoplossing die ondersteuning biedt aan meerdere primaire bedrijfsprocessen, zoals inkoop, voorraadbeheer, verkoop, service, productie en financiële administratie. Gedurende de implementatie zult u merken dat de neiging ontstaat grote wijzigingen in deze processen aan te brengen. Soms worden meer dan de helft van alle workflows grondig aangepast. Als deze situatie zich voordoet, heeft u waarschijnlijk het verkeerde ERP systeem gekozen. Bovendien zullen gebruikers niet bereid zijn hun werkwijze zo grondig aan te passen.

het beste boek over ERP implementaties
Nieuw ERP project?
Lees dit boek!

Hoewel het de juiste manier is om bestaande processen aan te passen op de mogelijkheden van de nieuwe ERP software, moeten die wijzigingen aan bestaande processen niet buitensporig worden. Om te grote aanpassingen te voorkomen, kunt u criteria formuleren waarop elk aanpassingsverzoek wordt beoordeeld. U kunt bijvoorbeeld het projectteam een compacte businesscase laten maken bij elk aanpassingsverzoek. Daarnaast zal gezocht moeten worden naar alternatieven om de grote mutaties in het proces te voorkomen.

Test vroeg, vaak en gedurende de configuratie

Testen draagt voor een belangrijk deel bij aan het succes van uw ERP project. Test daarom vroeg, vaak en gedurende de gehele implementatie. Op basis van testen inventariseert het projectteam de problemen die zich voordoen met het functioneren van het ERP systeem. De leverancier of implementatiepartner moet deze problemen oplossen. Integratie van andere software met het nieuwe ERP systeem levert vaak problemen op bij het uitwisselen van data en bij de werkprocessen. Automatische testen kunnen op een efficiënte manier de integratie met andere systemen beoordelen op basis van duizenden testcases. Verdiep u in de mogelijkheden hiervoor.

Aandacht voor gebruikersacceptatie

De acceptatie van het nieuwe ERP systeem binnen uw bedrijf wordt versneld door gebruikers vroeg in het proces te betrekken bij gebruikersacceptatietesten. Deze zijn de beste training voor gebruikers. Deze testgroep kan tevens de kennis van het nieuwe systeem doorgeven aan anderen in uw bedrijf. Een gebruikerstraining voor alle andere gebruikers blijft uiteraard nodig.

Begin met de moeilijkste bedrijfsprocessen

Schoon data op aan het begin van het project. Zo voorkomt u vertraging bij het testen door oude of onnodige data. Bepaal vooraf welke data u wilt converteren en verwijder de data die u in het nieuwe systeem niet meer gaat gebruiken. Na het opschonen begint het projectteam met de moeilijkste bedrijfsprocessen. Als daarmee problemen ontstaan, heeft u nog tijd om deze op te lossen.

ERP implementatie succesvol uitvoeren
ERP project starten?
Lees deze adviezen!

En zo zijn er nog honderden ….

Er is veel bekend over het implementeren van ERP software. Talloze bedrijven hebben er vele jaren als ERP gebruiker ervaring mee. ERP leveranciers, consultants en andere specialisten uiteraard ook. Gebruik deze kennis en de ervaringen die er zijn. In de ERP box heeft het ICT informatiecentrum heel veel van deze kennis en ervaringen voor u gebundeld. Maak daar optimaal gebruik van als u een ERP project start of aan de selectie ervan gaat beginnen.