Tips voor een geslaagde ERP implementatie
ERP implementaties zijn complexe, kostbare en vaak lange trajecten die een grote impact hebben op de bedrijfsprocessen en ICT capaciteit van uw organisatie. Er gaat dan ook nogal eens wat mis, met teleurstellingen, overschrijdingen van het budget en slecht functionerende ERP software tot gevolg. Niet nodig. Wat moet u doen om fouten te voorkomen en uw softwareproject te laten slagen?
Het mislukken van ERP implementaties kent vele oorzaken. Vaak is er echter een combinatie van factoren die elkaar versterken, waardoor de implementatie in een negatieve spiraal terechtkomt, het einddoel uit zicht raakt of zelfs een onhaalbare kaart wordt. Ook kunnen verkeerde beslissingen en niet ontdekte fouten tijdens het implementatieproces op termijn voor grote problemen zorgen.
ERP implementatie heeft grote impact
Gevaar is dat de impact van een ERP implementatie onderschat wordt. Die betekent veel meer dan alleen het in gebruik nemen van nieuwe ERP software; het gaat bij een implementatie ook om een organisatorische verandering. Hiermee wordt bedoeld dat niet alleen medewerkers met een nieuwe oplossing moeten leren werken, maar ook dat het management zich betrokken moet voelen bij het implementatieproces en achter de gekozen oplossing staat. Ook is het belangrijk dat ERP implementaties worden gezien als een investering voor de lange termijn. ‘Even een ERP systeem implementeren’ gaat voorbij aan de impact op de bedrijfsprocessen en is meestal gericht op het bijna één op één vervangen van de huidige oplossing, waarbij voorbij gegaan wordt aan de mogelijkheden die de nieuwe software biedt om juist de bestaande bedrijfsprocessen in belangrijke mate te verbeteren. Als gaandeweg de implementatie de scope van het ERP project verandert, bestaat het risico dat er (meer) maatwerk nodig is. Extra functionaliteit kost extra tijd en geld, waardoor de implementatie steeds verder af komt te staan van het oorspronkelijke plan.
Hoe ziet een goede ERP implementatie er uit?
Een goed ERP implementatieproces begint met een goede voorbereiding. Formuleer een duidelijk antwoord op de vragen wat u met een nieuw ERP systeem beoogt en welke functionaliteit vereist is om dit doel te bereiken. Kies voor een oplossing die aansluit bij uw branche en bedrijfsprocessen, zodat u daar het meeste profijt van heeft. Zie erop toe dat de nieuwe oplossing alle individuele bedrijfsonderdelen voordelen oplevert en niet slechts voor een deel ervan. Heb geduld en verwacht niet direct een meetbaar resultaat. Zorg ervoor dat iedereen achter de gekozen oplossing staat en de juiste mensen bij de implementatie betrokken zijn, niet alleen ICT personeel. Investeer daarnaast in training, zodat iedereen binnen uw organisatie aan het nieuwe systeem kan wennen. En mocht er toch maatwerk nodig zijn, bedenk dan dat dit meer aanpassingen met zich meebrengt dan een standaardoplossing. Reserveer dan voldoende middelen voor het testen van alle onderdelen, om zo de kans op fouten te minimaliseren.
Goed overzicht van uw hele project
Het bovenstaande is slechts een greep uit alle facetten die van invloed zijn op een geslaagde ERP implementatie. Voor een compleet beeld verwijzen wij u naar de ERP box. Als voorbereiding op een nieuw ERP project biedt deze box u alle informatie, tools en praktische inzichten, die de kans vergroten dat de implementatie van nieuwe ERP software bij uw organisatie wel lukt.
Lees verder
In het door het ICT informatiecentrum uitgegeven boek ‘Komt een CEO bij de IT-dokter’ leest u alles over de succes- en faalfactoren van ERP implementaties. U kunt dit boek gratis ontvangen als onderdeel van de ERP box of een andere bedrijfssoftware box.
|
Dit is een artikel van de ICT redactie van het ICT informatiecentrum.
Bezoek de ERP kennisbank voor alle informatie over de selectie, implementatie of toepassing van ERP software.