ERP implementatie
- Waaruit bestaat een ERP implementatie?
- Wat zijn de valkuilen en succesfactoren?
- Voor een optimale implementatie: gebruik de gratis ERP box
ERP implementatie betreft alle werkzaamheden en handelingen die nodig zijn om nieuwe ERP software op de juiste manier werkend te krijgen. Dat betreft deels technische aspecten en grotendeels ook organisatorische. Tijdens de implementatie wordt duidelijk wat er in het ERP project in eerdere fasen fout is gegaan of beter had gekund. Daarom kan ERP implementatie niet los gezien worden van de allerbelangrijkste onderdelen van een ERP project, de voorbereiding en selectie.
of start u met de selectie?
Wat is ERP implementatie?
Het implementeren van ERP software betekent dat alles gedaan wordt wat nodig is om uw systeem te laten werken zoals de bedoeling was en dat uw medewerkers ermee overweg kunnen. In het ERP project is implementatie de laatste fase, na voorbereiding en selectie. Na de implementatie zal uw project alleen succesvol blijken als alle fasen succesvol uitgevoerd zijn. Voorbereiding, selectie en implementatie kunnen daardoor in uw ERP project niet los van elkaar worden gezien. De ERP box verschaft u daarom de kennis en informatie die u nodig heeft om alle fasen zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Doel daarvan is een optimaal werkende ERP oplossing, die binnen uw budget en planning gerealiseerd is.
Sommigen spreken over een ERP implementatie en bedoelen daarmee het hele project, inclusief voorbereiding en selectie. Ziet u implementatie ook in die betekenis, lees dan hier wat belangrijk is om uw ERP implementatie te starten.
Technisch en organisatorisch
ERP implementatie betreft techniek, functionaliteit, data en gebruikers. Technisch betreft dit het in gebruik nemen van de software, het koppelen met andere systemen en het configureren van het systeem. Bij on premise (lokaal geïnstalleerde) oplossingen komt daar nog de installatie bij. Bij moderne cloudoplossingen regelt uw ERP aanbieder dat en zijn installatie, softwarebeheer, onderhoud en dataveiligheid taken voor de cloudaanbieder. Bij de configuratie worden de werking van het systeem bepaald en alle voorkeursinstellingen gerealiseerd. Datamigratie is nodig om bestaande data over te zetten in het nieuwe systeem. Daarnaast zullen gebruikers moeten worden getraind om op de juiste manier met het systeem te kunnen werken.
Wat is belangrijk bij de implementatie?
Omdat nieuwe ERP software meerdere bedrijfsprocessen kan betreffen, is de implementatie ervan complex. Goede uitgangspunten en een goede voorbereiding zijn daarom vereist.
- Bijna de helft van alle ERP implementaties levert niet het verwachte resultaat op. Daar zijn aantoonbare redenen voor. De meeste daarvan hebben te maken met een te snelle en ondoordachte voorbereiding en verkeerde uitgangspunten. In het gratis beschikbare boek ‘Komt een CEO bij de IT dokter‘ van het ICT informatiecentrum leest u wat er fout gaat, waarom dat gebeurt en – belangrijk – hoe u dat voorkomt.
- Maak altijd optimaal gebruik van de adviezen, tips en aanwijzingen die voor u beschikbaar zijn.
- Grijp tijdig in als er de tijdens de implementatie signalen zijn dat het resultaat gaat afwijken van wat oorspronkelijk beoogd was.
- Medewerkers moeten tijdig duidelijkheid hebben over de doelstellingen van het project, maar ook gevraagd worden naar hun meningen en visies.
Wat is nodig voor een succesvolle implementatie?
- Zorg voor een goede voorbereiding met planning
- Wees transparant richting medewerkers over de verandering
- Communiceer duidelijk gedurende het hele traject
- Besteed aandacht aan het importeren van data en koppeling met bestaande software
- Zorg voor een goede beveiliging van het ERP systeem
- Train medewerkers en geef hen goede uitleg
- Test met een pilotversie en houd ruimte voor verbetering
- Monitor het implementatieproces en evalueer deze nadat het is afgerond
Wat kan er misgaan bij ERP implementatie?
Als de implementatie niet op een juiste manier gebeurt, kunnen er grote problemen ontstaan. Vaak zijn deze terug te voeren naar het voortraject. Als er in deze eerste fase van het project onduidelijkheid bestaat over doelstellingen, een eigen visie, budget, planning of het bedrijfsproces, komen bij de implementatie van de ERP software de gevolgen daarvan aan het licht.
Ook moet er goed gerealiseerd worden dat de implementatie tot een grote verandering binnen uw bedrijf leidt, waardoor het belangrijk is om tijdig duidelijkheid te verschaffen aan uw medewerkers. Bij het nalaten daarvan bestaat de kans dat er onrust ontstaat, dat de betrokkenheid te beperkt blijft en dat de acceptatie van de veranderingen in gevaar komt.
Start implementeren met een goede planning
Bij ERP implementaties zult u bijna altijd de hulp nodig hebben van een consultant of andere ERP specialist. Samen zorgt u voor een gestructureerde invoering aan de hand van een aantal fases. In de eerste fase begint u met het maken van een goede planning. De verwachtingen en doelen krijgen vorm in het plan, waarbij het belangrijk is om de te automatiseren bedrijfsprocessen te benoemen. De uitvoering krijgt vorm in de implementatie van ERP software en trainen van de medewerkers. In de pilotversie volgen er testen om te beoordelen of het systeem goed functioneert en om onvolkomenheden op te lossen.
ERP systeem inrichten
Bij het inrichten van het ERP systeem moet bestaande data van het oude systeem overgezet worden naar het nieuwe. Deze stap wordt aangeduid met data migratie. Daarnaast moeten werkinstructies en procedures geïmplementeerd worden. In deze fase zal ook de connectie met bestaande software in uw bedrijf gerealiseerd kunnen worden. Verder maakt systeembeveiliging nog deel uit van deze operationele fase. Een deel hiervan is de verantwoordelijkheid van de ERP aanbieder.
|
Welke ERP oplossing heeft u nodig?
|
Medewerkers trainen
Onderdeel van de ingebruikname is het trainen van personeel dat met het nieuwe ERP systeem gaat werken. Dat stelt hen in de gelegenheid om te leren omgaan met de software. De medewerkers krijgen daarbij bovendien informatie over de functionaliteit en het doel van het gebruik. Dat zorgt voor inzicht in het belang van de eigen te vervullen rol, wat bijdraagt aan het succes van de toepassing.
Nazorg
Na de operationele fase functioneert het ERP systeem, maar daarmee is het traject nog niet ten einde. Het is van belang om het proces te blijven monitoren om op die manier eventuele verbeteringen aan te brengen. De mogelijkheid bestaat bovendien dat medewerkers nog weerstand ervaren of geven. Transparantie en communicatie zijn voor, tijdens en na de ERP implementatie daarom van groot belang. Het feit dat medewerkers gehoord worden, vergroot bovendien hun betrokkenheid bij het bedrijf.
Gebruik de ERP box bij het organiseren van uw ERP project
Als u ERP software gaat implementeren kunt u gebruik maken van de ERP box. Hiermee heeft u toegang tot alle kennis van het ICT informatiecentrum over ERP software. Bekijk waaruit de ERP box bestaat en welke enorme voordelen deze box u biedt bij het optimaal uitvoeren van uw implementatietraject.
Meer informatie
Alles over ERP software selectie – ERP box
Waarom IT projecten mislukken – gratis e-boek
ERP implementatie starten – 5 voorwaarden voor een succesvolle start